Unser Weg durch Corona

Susanne Volmer ist Referentin der Geschäftsführung bei der AOK Systems. Seit mehr als drei Monaten beschäftigt sie sich täglich auch mit dem Corona-Virus. Wie kann die AOK Systems ihre Mitarbeiter schützen und das Tagesgeschäft weiter am Laufen halten? Susanne Volmer berichtet über den Weg der AOK Systems durch die Zeit mit Corona.

 

Im Dezember letzten Jahres hörte ich zum ersten Mal vom Corona-Virus, das sich in China ausbreitete – weit weg. Nie hätte ich daran gedacht, welche Auswirkungen das Virus für uns alle und unser Unternehmen haben würde. Anfang März gab es dann ein kurzfristig angesetztes Meeting mit der Geschäftsführung, Thema „Corona-Risikomanagement“. Die Zahlen im Land waren noch gering und die Epidemie schien nicht sehr bedrohlich. Dennoch haben wir schon zu diesem Zeitpunkt ein eigenes Krisenteam aus verschiedenen Interessenvertretern des Unternehmens gebildet, in dem ich von Beginn an Mitglied war. Wir führten im Team umfangreiche Recherchen durch, haben mögliche Auswirkungen betrachtet und erste Entscheidungen für die Sicherheit unserer Kolleginnen und Kollegen und unserer Kunden getroffen.

 

Alle Mitarbeiter wurden per E-Mail und in unserem Intranet über erste vorbeugende Maßnahmen informiert. Die Kernaussagen: Wir nehmen die Entwicklung um Covid-19 ernst und müssen einen Beitrag zur Eindämmung leisten. Denn die Gesundheit aller steht an erster Stelle. Dienstreisen werden ab sofort ausgesetzt, Besprechungen auf das Nötigste beschränkt und Veranstaltungen abgesagt. Wer sich krank fühlt, bleibt zu Hause. Wir beachten die Husten- und Niesetikette, auf Händeschütteln verzichten wir. Das eingesetzte Krisenteam betrachtet und bewertet ab sofort täglich die Lage und informiert alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Geschäftsführung umfassend über den aktuellen Status.

 

 

Was geschieht, wenn alle Mitarbeiter der AOK Systems ab sofort remote arbeiten und was müssen wir tun, damit das problemlos möglich ist? Ein Test sollte Klarheit bringen: Am Freitag, dem 13. März, probten wir den Ernstfall. Alle Mitarbeiter wurden gebeten, an diesem Tag nicht zum jeweiligen Standort anzureisen, sondern stattdessen remote zu arbeiten. Ziel war es dabei, nicht nur die technischen, sondern auch mögliche organisatorische Schwachstellen aufzudecken, um die AOK Systems für den Fall der Fälle optimal vorbereiten zu können. Rund 600 Mitarbeiter arbeiten an diesem Tag mobil von zu Hause aus. Ergebnis: Die Leitungen hielten stand und die Performance war gut. So konnte bereits in der darauffolgenden Woche der Großteil aller Kolleginnen und Kollegen dauerhaft mobil tätig sein.

 

Im April wurde es notwendig, weitere Präsenztermine abzusagen oder zu verschieben. Auch unsere Veranstaltungsreihe „Collaboration on Tour“ zur Vorstellung einer neuen Kollaborationsorganisation pausierte zunächst. Alle Kunden-Trainings und Informationsveranstaltungen zu neuen Releases fanden online statt. Auch interne Workshops wurden innerhalb kürzester Zeit umgestellt. Aktuell sind Mitarbeiter der AOK Systems daher manchmal als Avatare in einer virtuellen Welt anzutreffen, um gemeinsam im Team zu arbeiten.

 

Priorität hat selbstverständlich weiterhin, Software für unsere Kunden zu entwickeln und unsere Projekte voranzutreiben. Um unsere Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen, werden weitere Möglichkeiten für die virtuelle Durchführung von Meetings zur Verfügung gestellt. Bildschirme können in den Niederlassungen abgeholt und zu Hause genutzt werden. In unserem Kollaborations-Tool teilen Kolleginnen und Kollegen auf einer eigenen Seite unter dem Titel „AS@home“ Bilder von ihrem Arbeitsplatz zu Hause – sympathische Einblicke, die uns alle in dieser Zeit wieder ein Stück näher zusammenbringen. Auf einer anderen Seite tauschen wir uns über Tipps für die Arbeit zu Hause aus.

 

Heute, drei Monate später, wissen wir: In dieser Krise stecken auch Chancen. Die Digitalisierung erfährt eine Beschleunigung. Wir haben überlegt, wie wir mit unserem Wissen unterstützen können. Was brauchen unsere Kunden jetzt? In kürzester Zeit wurden mehr als 20 Covid-19 CRs ausgeliefert und neue Produkte wie das „Covid-19 Cockpit“ entwickelt. Einige Kollegen nahmen am Hackathon der Bundesregierung #WirVsVirus teil und arbeiten an der Entwicklung verschiedener Projekte zur Bekämpfung der Auswirkungen von Corona mit. Es gab schon so manche herausfordernde Situation in unseren Projekten und in unserer täglichen Arbeit zu meistern. Und genau das hat bewiesen, was die AOK Systems schon immer auszeichnete: Wir halten zusammen – erst recht dann, wenn die Zeiten schwierig sind. Und wir sind dabei erfolgreich. Denn trotz dieser Krise haben wir sehr schnell Wege gefunden, weiter eng verdrahtet miteinander zu kommunizieren und mit unserer Arbeit unsere Kunden und das Gesundheitssystem zu unterstützen. Und das Wichtigste: dabei alle gesund zu bleiben!