Mehr Transparenz und Effizienz bei Beitragsrückständen
Bei Schulden auf dem Beitragskonto eines Arbeitgebers stellt sich die Frage: Wer haftet für welchen Zeitraum? Was bislang eine aufwändige und manuelle Prüfung war, wird mit der Einführung des digitalen Haftungskontos künftig vollständig in oscare® integriert werden. Die neue Anwendung erweitert das Produktportfolio im Rückstandsbereich und schafft Potenzial für künftige Entwicklungen.
Für jedes Unternehmen führen die Krankenkassen ein Beitragskonto, auf dem alle Beiträge und Zahlungen erfasst werden. Die Daten werden elektronisch übermittelt. Kommt es zu Rückständen, muss rasch der richtige Schuldner identifiziert werden. Dabei reicht es nicht immer aus, nur den Arbeitgeber in die Pflicht zu nehmen: Auch Geschäftsführer oder Einzelunternehmer können haftbar gemacht werden. Besonders komplex wird es, wenn ein Haftungsschuldner für mehrere originäre Schuldner über verschiedene Zeiträume haftet. Beispielsweise bei Arbeitnehmeranteilen, die einbehalten und weitergeleitet werden müssen.
Alle Prozessschritte werden dokumentiert
Bisher mussten sowohl die Ermittlung der Haftungsschuldner als auch Vollstreckungsmaßnahmen wie Kontopfändungen manuell erfolgen. Auch Gebühren wurden separat gebucht. Mit dem neuen digitalen Haftungskonto smart sollen diese Prozesse automatisiert und in den oscare®-Ablauf integriert werden. Belege werden automatisch zugeordnet, verschiedene Haftungsarten abgebildet und doppelte Buchungen vermieden. Selbst Vollstreckungen können künftig automatisiert angestoßen werden. Alle Prozessschritte werden im System dokumentiert und können für Auswertungen genutzt werden. Die Zuordnung von Prüfergebnissen und Forderungen erhöht die Transparenz und erleichtert die Sachbearbeitung erheblich. Gleichzeitig schafft die neue Lösung eine Grundlage für künftige Erweiterungen, etwa in Verbindung mit oscare® Inkasso smart.
360-Grad-Sicht für Sachbearbeitende
Der Projektstart erfolgte im November 2022 mit einem Design-Thinking-Prozess. „Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir analysiert, welche Funktionen gebraucht werden und wie die Oberfläche aussehen soll“, sagt Robert Harrweg, Abteilungsleiter Beiträge und Finanzen bei der AOK Systems. Als Grundlage entstand ein Dummy, auf dem die Entwicklung 2023 aufbaute. Ende Mai startet die Pilotierung bei der AOK Niedersachsen – nach einem Monat Nachbetreuung soll die Anwendung dort produktiv laufen. Besonders hervorzuheben ist die neu geschaffene 360-Grad-Sicht: Sachbearbeitende können auf einen Blick erkennen, für welche Firmen ein Haftungsschuldner in welchem Zeitraum verantwortlich ist – inklusive der dazugehörigen Belege und Gebühren. „Viele dieser Daten lassen sich künftig für weitergehende Auswertungen nutzen“, so Harrweg. Sobald die Anwendung stabil läuft, soll der Rollout zügig auf weitere Kassen ausgeweitet werden.
