Drei in einem Bunde

Mensch und Meinung

Barbara Erkens, Abteilungsleiterin Technischer Service der AOK Systems

Seit Jahren ist die ITSCare Vertragspartner der AOK Systems für den Betrieb der gesamten Infrastruktur für die Entwicklungs- und Qualitätssicherungsumgebung. Anfang März 2017 ist diese Umgebung entsprechend der Strategie der ITSCare zur T-Systems umgezogen. Im Interview spricht Barbara Erkens über die Veränderungen, Herausforderungen und Vorteile eines nicht alltäglichen Umzugs.

Frau Erkens, warum war der Umzug nötig?
Die ITSCare hat die Entscheidung getroffen, ihre gesamte Hardware inklusive Betrieb auszulagern. Und dafür mit der T-Systems den passenden Partner gefunden. Für uns bedeutete das, den Umzug so vorzubereiten und zu organisieren, dass unsere Entwickler unterbrechungsfrei arbeiten und der Support der AOK Systems für unsere Kunden sichergestellt werden konnte. Dafür haben wir Thomas Schmitz, Teamleiter Infrastruktur bei der AOK Systems, als Projektleiter berufen. Er hat gemeinsam mit der ITSCare und einem Team von Netzwerk-, SAP-Basis- und Datenbankadministratoren alles so koordiniert, dass der Betrieb vom Umzug nahezu unbeeinflusst blieb.

Was genau wurde umgezogen?
An nur einem Wochenende wurden alle virtuellen Maschinen von der ITSCare zur T-Systems „umgezogen“ – sprich: bei der T-Systems komplett neu aufgebaut, da die Serverumgebung der ITSCare nicht physikalisch umgezogen wurde. Das gesamte Storage-Plattensystem Pure Storage und das Sicherungsmedium DataDomain sind wiederum tatsächlich physikalisch umgezogen. Mit insgesamt drei Lkws sind die Storage-Systeme und die TK-Anlage transportiert worden. Da die Hardware von zwei Standorten umgezogen wurde, hat das in zwei Etappen stattgefunden – zuerst wurde ein Standort umgezogen und erst nach einem erfolgreichen Aufbau der einzelnen Komponenten bei T-Systems wurde grünes Licht für die zweite Fahrt erteilt. Da es keine Transportschäden gab, konnte das Team auch die Redundanz am zweiten Standort abbauen. Und zur Sicherheit wurden die Konvois von Fahrzeugen der ITSCare begleitet.

Hardware Konvoi nach Bonn

Was galt es zu beachten?
Nachdem die Speicherplatten mit den Daten umgezogen sind, mussten sie an die neu aufgebauten Server der T-Systems angebunden werden. Anschließend erfolgte die Weitergabe zur Prüfung an AOK Systems. Wir haben dann die Systeme nach und nach hochgefahren und die Konfigurationsanpassungen bzw. Anbindungen geprüft. Funktionieren alle Mounts, stimmen die IP-Adressen, ggf. Aliasse, etc. Alle virtuellen Umgebungen sind nach Standards der T-Systems neu aufgebaut worden, daher mussten wir alle Systeme der 80 Linux-, 25 Windows- und 22 AIX-Umgebungen prüfen. Und da HANA-Appliance-Umgebungen nicht mitgenommen werden konnten, sind am Umzugswochenende HANA-Migrationen auf neue virtuelle Umgebungen erfolgt. Erst als die Systeme hochgefahren, geprüft und gesichert waren, konnten wir sie für fachliche Tests freigeben. Dazu haben wir zehn Experten in der Rufbereitschaft eingesetzt, die Funktionstests durchgeführt haben. Alles funktionierte reibungslos.

Was bedeutet diese Veränderung?
Die Verantwortung für die Infrastruktur, Hardware und Betriebssystem – also die komplette Betreuung bis Oberkante Betriebssystem – liegt nun bei der T-Systems. Das sind alle Systeme, auf denen die Entwicklung und die Qualitätssicherung der AOK Systems laufen.

Und das hat Auswirkungen?
Ja, beispielsweise auf die Änderungs-und Supportprozesse. Bisher haben wir uns mit der ITSCare nur über größere Änderungen abgestimmt, insbesondere Hardware-Beschaffungen. Kleinere Anpassungen konnten von uns direkt bei den Ansprechpartnern der ITSCare über E-Mail oder Telefon angefordert werden. Die T-Systems übernimmt nun die Verantwortung für den Betrieb der virtuellen Umgebungen. Die ITSCare bleibt weiterhin unser Vertragspartner und ist Eskalationsstelle für die zentrale Koordination. Aber alle Änderungen an Infrastruktur oder Betriebssystemen werden als Change über das T-Systems-Portal eingestellt und entsprechend den SLAs für Change-Management-Anforderungen umgesetzt. Dadurch ist der Status für jede Änderung nachvollziehbar und kann nicht mehr auf Zuruf erfolgen. Die Verfahren sind standardisiert. Ticketsysteme unterstützen bei Anfragen. Es gibt es ein neues Berichtswesen, z. B. Umbruch auf Microsite ändern Reports für Fehlerbearbeitung, etc. Auch hinsichtlich der Beschaffung hat sich für uns etwas geändert. Wir können jetzt die von uns gewünschten Server z. B. für HANA-Projekt-Evaluierungen auch für kürzere Nutzungszeiträume von drei Monaten bestellen. Vorher waren wir, insbesondere, wenn Kapazitätsgrenzen erreicht und neue Hardware beschafft wurde, drei Jahre gebunden. Auch wenn die Umgebung nur ein halbes Jahr benötigt wurde. Diese Plattformservices können wir heute ohne Rücksicht auf erforderliche Hardware-Beschaffung und hierfür erforderliche Zeiten abrufen. Die Bereitstellung dauert in der Regel dann fünf Tage. Wir können also kurzfristig und flexibel auf zusätzliche Anforderungen für virtuelle Umgebungen reagieren.

Also nur Vorteile?
An Standards und vorgegebene Prozesse müssen wir uns erst mal gewöhnen, weniger formale Wege sind nicht mehr möglich und reduzieren zunächst vielleicht ein wenig das Tempo. Die Zusammenarbeit mit der T-Systems muss sich einspielen, es sind nun zwei Ruderer im Boot. Mit der Aufgabenteilung zwischen der ITSCare und T-Systems und den neuen Support-Wegen müssen alle noch vertraut werden. Berechtigungen bei Problemfällen sind nun anders verteilt und müssen z.B. bei Änderungen an der Betriebssystemkonfiguration oder der Server-Ausstattung über standardisierte Changemanagement-Verfahren ablaufen. Die Wege haben sich etwas verändert und alle Beteiligten müssen dennoch schnell reagieren können. Die Entwicklungsumgebung der AOK Systems unterliegt, anders als die Produktion, ständigen Veränderungen. Alles Prozesse, die sich einspielen müssen. Aber insgesamt erhoffen wir uns zum einen mehr Flexibilität bei der Beschaffung von neuen Umgebungen und zum anderen wollen wir die Infrastruktur-Ressourcen für Projekte gezielter nutzen, um auch Kosteneffekte zu erzielen. Derzeit befinden wir uns noch im Projektmodus. Wenn alle Prozesse sich eingespielt haben und alles reibungslos funktioniert, geht es Mitte des Jahres in unsere Linie.

Alle gemeinsam angepackt: ITSCare, T-Systems und AOK Systems

Mit wie viel Manpower haben Sie das Projekt gestemmt?
Insgesamt waren über 150 ITler im Einsatz. Alleine bei der T-Systems waren über 100 Personen im Projekt. Aus Erfahrungen der bisherigen Umzüge von ITSCare zu T-Systems hat es sich als sehr hilfreich erwiesen, dass alle drei Beteiligten am Umzugswochenende an einem Ort zusammensaßen. Vor Ort waren rund 60 Personen und haben alles ans Laufen gebracht. Die Kommunikationswege waren so entsprechend kurz und auftretende Probleme konnten schnell behoben werden. Die Stimmung war sehr gut, nicht zuletzt dank der ausgezeichneten Betreuung seitens der T-Systems.

Zur Person:
Nach dem Informatik-Studium absolvierte sie eine Ausbildung zur Systemprogrammiererin für die Praxis. Seit Januar 1999 arbeitet sie bei der AOK Systems, anfangs verantwortlich für Systemtechnik mit Schwerpunkt Betriebssysteme und Datenbanken. Mit der Einführung von oscare® kamen die SAP-Basis-Themen, Jobsteuerung und das technische Produktmanagement dazu.

Heute leitet sie die Abteilung Technischer Service der AOK Systems mit drei Teams und rund 45 Mitarbeitern. Durch ihre Mitarbeit in Gremien rund um den technischen Betrieb hält sie viel Kontakt zu den Betreibern und ist Ansprechpartnerin für alle IT-Dienstleister zu den technischen Themen rund um oscare®.